Faktura z USA – wystawianie, księgowanie

 

W najczęściej zadawanych pytaniach odnośnie formalnego prowadzenia spółki LLC z Delaware pojawiają się zapytania tyczące wystawiania faktur, dokumentowania sprzedaży i kwestii podatku VAT. Przygotowaliśmy więc poradnik, który pomoże krok po kroku przygotować faktury (invoice) a polskim kontrahentom pomoże rozliczyć takie faktury. Zacznijmy od przedstawienia, jak wygląda amerykańska faktura (invoice). Przykładowa faktura została wystawiona z użyciem dołączonego do srebrnego i złotego pakietu programu do fakturowania. Przykład poniżej.

Faktura z USA, księgowanie, wystawianie, rozliczanie VAT

Pierwszym elementem amerykańskiej faktury jest jej oznaczenie. Tak samo jak w Polsce dokument musi mieć zapis „faktura VAT” to na amerykańskich fakturach musi widnieć napis „invoice”. Takowy znajduje się w nagłówku dokumentu.

Kolejnym elementem faktury (invoice) jest oznaczenie sprzedawcy (wystawiającego fakturę – „biller”) oraz odbiorcy faktury – „customer”. Podobnie jak w wypadku polskich faktur VAT na dokumencie „invoice” znajduje się nazwa spółki oraz adres. Różnica jest taka, że w USA nie ma obowiązku podawania numeru podatkowego. Przy danych odbiorcy (customer) również nie ma obowiązku podawania numeru podatkowego, lecz dobre zwyczaje przy wystawianiu faktur przykazują podanie numeru NIP.

Kolejna część faktury (invoice) nie różni się od polskiej. Jest tam numer faktury (invoice no.), Data faktury (invoice date), dodatkowo pole „total” czyli podsumowanie faktury, „paid” czyli „zapłacono” oraz „owing” czyli różnica między wartością faktury a polem „zapłacono”.

Następna część faktury (invoice) mówi o sprzedanym towarze/usłudze. I tak w pierwszej kolumnie znajduje się „qty” czyli „ilość”, następnie „item” czyli opis towaru/usługi, „unit cost” czyli wartość jednostkowa i „price” czyli cena wyliczona jako ilość towaru razy wartość jednostkowa. Na końcu znajduje się podsumowanie „invoice amount”. Zwrócić należy uwagę na fakt, że brak tu kolumn oznaczonych cena netto, cena brutto, VAT. Spowodowane jest to tym, że w USA nie ma podatku VAT więc i amerykańskie faktury nie uwzględniają tych wartości.

Ostatnią częścią faktury są dane oznaczone „details” czyli termin płatności, sposób zapłaty oraz dane rachunku bankowego (jeśli płatność ma nastąpić na rachunek bankowy).

Wspomniano wyżej, że brak jest podatku VAT na fakturze z USA. W jaki więc sposób polski kontrahent rozlicza VAT?

Faktury spoza wspólnoty europejskiej (w tym wypadku z USA) księguje się (i rozlicza VAT) w identyczny sposób jak robi się to np. w przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym, gdzie sprzedawca wystawia invoice (w USA bez pozycji VAT a w przypadku np. nabyciu wewnątrzwspólnotowym z VATem 0%) czyli należy wykazać ten zakup w deklaracji VAT i naliczyć VAT według stawki krajowej oraz jednocześnie VAT ten odliczyć (w sumie dla VAT będzie to transakcja neutralna). Kosztowo taką fakturę księguje się identycznie jak każdą inną.